Strumenti e idee per lo Smart Working

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L’emergenza Coronavirus rappresenta un momento delicato per tutti, anche per le aziende. Per fronteggiare questa situazione ogni giorno si ricorre a nuovi strumenti utili per lo Smart Working. In questo articolo vi spiegheremo come svolgere al meglio il vostro lavoro anche da casa utilizzando gli strumenti online giusti.

Cos’è lo Smart Working?

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Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

In termini più semplici, lo smart working è un processo di cambiamento che consente di bilanciare la qualità della vita alla produttività individuale. È la possibilità di lavorare da casa, senza raggiungere la sede della propria azienda pur rimanendo produttivi.

Lo Smart Working è un nuovo approccio al nostro modo di lavorare e collaborare all’interno di un’organizzazione in cui alla base ci sono tre elementi:

  • il check-up della leadership, da controllo a fiducia nel rapporto tra manager e dipendente;
  • l’utilizzo di tecnologie collaborative in sostituzione ai sistemi rigidi di comunicazione;
  • la riorganizzazione del layout e degli spazi di lavoro che vanno oltre le mura di un ufficio.

Come fare Smart Working

Molte imprese cercano nuovi consigli su come gestire al meglio le loro attività. In questo periodo, in cui sicurezza e salute sono la priorità, si inserisce lo smart working come un vero e proprio nuovo modello organizzativo aziendale che richiede un uso intelligente di tools digitali a supporto della collaborazione tra le persone.

Il coronavirus obbliga quasi tutti ad imparare a lavorare da casa e questi tool vi aiuteranno a comunicare e collaborare con il vostro team in modo efficace, anche quando siete fisicamente distanti.

Google My Business

Uno degli strumenti fondamentali per comunicare con i vostri clienti è Google My Business. Creare il profilo aziendale My Business sarà il modo per informare i clienti sui vostri orari, sui ritardi della fornitura di servizi e sui servizi aggiuntivi della vostra offerta. Se vuoi scoprire come ottimizzare il tuo profilo Google My Business leggi questo nostro articolo.

Smart Working con G Suite

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Quando si lavora da remoto è necessario avere degli strumenti efficaci per organizzare il lavoro e comunicare con il vostro team. Google mette a disposizione delle imprese la G Suite. Si tratta di un unico pacchetto che vi permetterà di:

  • Organizzare tramite Gmail e Google Calendar i progetti e delle videoconferenze o delle riunioni con i clienti e membri del vostro team su Google Hangouts Meet e di chattare su Hangouts chat.
  • Creare dei nuovi file da condividere con Documenti, Fogli, Moduli per sondaggi, Sites per creare dei siti web con facilità e prendere nota di informazioni utili con
  • Archiviare e condividere in cloud i file attraverso Google Drive e Google Cloud Search.
  • Per dare continuità alla vostra attività un altro strumento interessante è Google Gruppi, vi permetterà di creare un gruppo online per organizzare il lavoro in progetti e ospitare discussioni.

Tool e idee per lo Smart Working

Oltre agli strumenti offerti da G Suite ne esistono molti altri utili e interessanti che vi permetteranno di lavorare efficacemente durante questo periodo.

Impossibile non parlare poi di Zoom Cloud Meeting, il quale è in testa alle classifiche degli app store di tutto il mondo. È un servizio facile e veloce poiché si possono fare delle videoconferenze fino a 100 persone e fino a 1000 partecipanti per la versione Business. Con questo programma potrete invitare via e-mail o con il link via Whatsapp, Telegam e altri social.

Altri tools che potreste utilizzare per le vostre riunioni aziendali sono:

Skype for Business, Microsoft Teams (compresi in Microsoft Office 365) e Cisco WebEx Meetings. Ed è proprio il CEO di Cisco Italia, Agostino Santoni a parlare di Smart Working con Marco Montemagno in questa intervista.

Sococo: il tuo ufficio online

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Potrete poi creare un vostro online workspace con Sococo, un ufficio digitale che abbatte le barriere create dalla distanza fisica.  L’ufficio online renderà il vostro team motivato e costruirà legami di fiducia.

Slack: Messaggistica istantanea per i gruppi di lavoro

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Slack è il software di messaggistica istantanea che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre che ad avere delle chat private con i vostri colleghi, potrete suddividere le chat in canali ovvero delle chat di gruppo a seconda del cliente o del progetto.

Gestire il flusso del lavoro con ClickUp

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Uno strumento che vi permetterà di gestire la vostra to-do list e tenere traccia di tutte le cose da fare, giorno per giorno. Si possono inoltre creare delle bacheche, suddividendo dei task per progetto e per clienti, assegnando ai colleghi dei compiti allegando file e commenti.

Gli strumenti a disposizione oggi per lavorare in modo smart sono infiniti. Alcuni a pagamento altri no, sta a voi farne un buon utilizzo!